特色年会策划活动的举办是需要我们明白活动的意义以及需要达到的效果都有哪些,只有这样我们才能有针对性的对活动进行策划,才能帮助我们企业举办一个有意义的活动,所以下面我们就从四个注意事项来了解应该怎样策划。
一、活动在哪一年举办?计划在什么季节举办活动?进行活动策划的期限是多久?计划把活动定在星期几?活动最好在几点钟开始?活动的季节、月份、日期、时间是否会对客人出席活动有影响?
二、年会策划活动中邀请了哪些贵宾?(这可能会增加豪华套间、豪华轿车等项目的费用，必须将其计入预算。
三、选择什么音乐作为迎宾曲?什么音乐作为活动中的伴奏乐?(这样可以确定对活动空间的要求，例如，是否需要留出乐队的位置等)。
四、活动房间的要求房间如何布置?活动是否不需要客人就座，仅需个别作为以备不时之需?活动是否需要准备桌椅，安排客人就座?如果要提供晚餐，是让客人随意就座，还是为客人安排固定座位?用餐是传统式还是自助式?需要服务生上菜还是自己去取?是在房间内配备吧台，还是由服务生送酒水?是否需要上台进行讲话、演奏、主持或娱乐?是否安排了跳舞?是否需要视听设备，例如背投、等离子电视等?这些设备是否会影响对房间大小的要求?
上海年会策划公司提醒大家另外一个注意事项就是执行时间、流程、工作分工等是否细致科学。我有过这样的经历：我把活动执行明晰到一张表格中，细到客户拿到这张表格就能一目了然地知道自己每天要做什么事情，也就是把方案支解到日历中，客户非常高兴，他认为我非常专业，这是个很讨好的招。
