年会是企业生活中的重要职能。他们为企业领导者提供了表现结果的机会，并发布了年度报告，投资者和分析师用来确定业务的可行性。但正如企业在实现积极成果分享面临挑战时一样，年会策划还要采取若干重大任务来举行年度会议。
年会策划的首要任务之一是为活动选择适当的空间。年会可以在酒店，会议中心或具有会议设施的历史遗迹举行。更实惠的选择可能是公司总部的礼堂。除了提供足够的空间以适应投资者的预期投资额外，企业还必须确保足够的空间，以便作为会议一部分的特殊活动。允许参与者消除对物理空间的需求，而需要规划者设置具有足够带宽的安全Web连接。
上海年会策划公司设定年度会议议程可能会落在公司的内部活动小组或外部活动策划服务中。无论在哪种情况下，规划人员都需要编制演示文稿和事件列表，确定每个节目的持续时间，并为参加者和演示者设置自己的日程表创建一个日程。议程可能包括在年度会议召开之前的几天做准备，或者将最新的财务信息提供给需要介绍和讨论的参与者的时间表。
大多数上海年会策划公司包括某种形式的演示文稿，无论是直接介绍财务数据还是预览新产品线。公司内部介绍的人员必须在年会上准备和排练他们的角色。一旦公司的活动策划人员知道年会的时间和地点，他们必须发出邀请。对股东的邀请可能包括代理投票，所以不参加的人仍然可以对关键问题进行投票，如新成员或拟议的收购事项。另一组邀请函向媒体通报了此次活动，让新闻界有机会参加。
