在开展企业年会策划时要立即确认，年会活动的主要负责人，由负责人来制作年会企划书样本，确定年会的主题及活动的内容框架，不仅如此年会活动的负责人还要为企业提供年会流程计划和年会节目供选菜单，提供会场及舞台布置设计方案和效果图。
企业年会最重要的参与者是员工而非领导，所以所有领导的要为员工服务，每位领导都需要各自申请会务组职位，确认好活动机制，以免员工心中产生不满的情绪，毕竟年会活动最重要的就是拉近领导与员工的距离。
如果是规模比较大的企业，还要设立迎宾接待礼仪组，负责供应商及客人的接待及停车与路线的指引，以免客户在到达地点后迷路。企业还要提前进行所需物品的采购，将企业的年会活动尽可能圆满的进行，让员工与客户都满意才是一个成功的年会活动。
