由于年会策划的多元化。也导致了对策划涵义多元化的理解。美国管理学专家、卡内基与梅隆大学教授H·G·西蒙认为:“管理就是决策。”而决策是通过策划之后作出的，因此可以把策划看成是管理手段或决策过程:有人认为策划是对未来采取的行动作决定的准备过程:还有人认为策划是一种构想或理性思维程序。上述认识都是对策划某个角度的剖析，都有其合理的部分。
我们认为。策划就是筹划或谋划。策划是一项立足现实，面向未来的活动。它根据现实的各种情况与信息，判断事物变化的趋势.围绕某一活动的特定目标这个中心，来全面构思、设计、选择合理可行的行动方式，从形成正确的决策和高效的工作。
上述策划的涵义包括如下几层意思:
第一，策划是在现实所提供的条件的基础上进行谋划。策划者要尽可能多地掌握各种现实情况，全面地了解形成客观实际的各种因素及其信息，包括有利的与不利的因素并分析研究收集到的材料，寻找出问题的实质和主要矛盾，再进行策划。这样的策划针对性强，并合理可行。
第二，年会策划具有明确的目的性。策划一定要围绕既定的目标或方针，努力把各项工作从无序转化为有序。策划可以使人们正确地把握事物发展变化的趋势及可能带来的结果，从而确定能够实现的工作目标和需要依次解决的问题。
第三，策划可以比较与选择方案。针对某一个目标，可以拟出多个策划方案。人们对多个策划方案可以权衡比较，扬长遥短，选择最合理、最科学的一种。同时，策划也不是一成不变的，应在保持一定稳定性的同时，根据环境的变化，不断对策划进行调整和变动，以保持策划对现实的最佳适应状态。
策划是按特定程序运作的系统工程。现代策划为了保证策划方案的合理性和高成功率，不可避免地趋向程序化。一般的年会策划都要经历以下几个步骤:策划前的调查和环境分析；确立或调整策划目标；策划创意，拟定初步方案；方案评价与筛选:方案的调整与修正。年会策划的程序性保证把各方面的活动有机地组合起来，把各个子系统相互协调，形成一个合理的整体策划。这种整体的系统性可以使人们确定理想的工作秩序和节奏掌握轻重缓急，做到井然有序，提高工作效率，创造最佳效益。
